办事处档案管理办法

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1、办事处档案管理办法第一章 总则第一条 为了加强长沙市城望区教育基金会城望区第一中学办事处（以下简称办事处）的档案管理，充分发挥档案资料的作用，根据中华人民共和国档案法、基金会管理条例、会计档案管理办法等规定，结合办事处的实际，制定本办法。第二条 办事处办公室为文件档案资料具体管理部门，负责本办法的具体实施。办事处财务室为会计档案具体管理部门，负责会计档案资料的整理、归档和保管工作。指定档案管理人员，做好档案资料的立卷、归档、保管、查阅和销毁等具体管理工作，每年3月底将上年度档案资料统一造册，移送办事处归档管理。严防毁损、散失和泄密。第三条 办事处档案资料分为文书档案资料、项目档案资料、会计档案

2、资料。文书档案资料、项目档案资料、会计档案资料须按年度分别立卷、分类成册。在工作中形成的各种有保存价值的资料，都应按照本办法立卷统一归档。第四条 文件往来需进行登记，承办要保证文件的系统完整，办理完毕后由专人保管待统一归档。1、项目档案要按照捐赠登记表的顺序归类整理，由专人保管。2、会计年度终了形成的会计档案，由会计人员按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案清册。待统一归档。3、办事处建立长沙市城望区教育基金会城望区第一中学办事处归档案卷总目录。第五条 公文承办人员应保证经办文件的完整(各种附件一律不准抽存)，并及时交管理人员归档。工作变动或因故离职时，应将经办的文件资料向接办人员

3、交接清楚，不得擅自带走或销毁。第二章 归档范围及保管期限第六条 文书档案的归档范围包括：上级机关印发、区教育基金会印发、城望一中印发或办事处工作中形成的，具有查考价值的各种文件材料。第七条 文书档案的归档范围及保管期限具体包括：1、上级部门下发的工作文件，保存期限长期。2、办事处上报的工作计划、总结、报告、请示及批复，保存期限长期。3、会议文件、纪要、记录、会议决定、领导讲话材料，保存期限长期。4、规定、制度、办法、通报等，保存期限长期。5、预决算、统计报表、调查材料、经验介绍等，保存期限长期。第八条 项目档案的归档范围及保管期限具体包括：1、与办事处洽商捐赠事项的往来信函、信件，保存期限长期

4、。2、与办事处签订的合同、捐赠协议书、捐赠意向书等，保存期限长期。3、捐赠登记表、项目申报材料、完成材料、评估材料，保存期限长期。4、办事处建立的项目实施台帐，保存期限长期。第九条 会计档案的归档范围及保管期限具体包括：1、会计账簿：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿等会计核算专业资料，保存期限永久。2、预算、决算报表、年度统计报表，保存期限永久。3、年检报告、审计报告 、其它财务报告，保存期限永久。4、专项基金、捐赠情况统计表等统计报表，保存期限永久。5、会计档案移交清单、会计档案保管清册、销毁清册，保存期限永久。第三章 立卷要求第十条 案卷质量总的要求是：遵循文件材

5、料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。第十一条 卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。会计凭证类按会计凭证编号、月份先后次序分装成册；会计账簿类按年度成本；财务报告类、其他类按年度归类成册。第十二条 卷内文件材料应按顺序，依次编写页号。第十三条 按规定的格式逐项填写文件目录，填写的字迹要清楚，卷内文件目录放在卷首。第十四条 案卷装订。装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料必须修复，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，传真件应保存其复印件。装订应采用线绳

6、左侧穿孔装订法，做到整齐、牢固、便于保管和利用。第四章 保管、移交和销毁第十五条 应经常保持档案的卫生、整洁，做好防尘、防潮、防虫、防丢失等安全和保密工作，做到收实相符。第十六条 档案不得借出、不得携带出境。如有特殊需要，会计档案经副秘书长批准，可以提供查阅、摘抄、复印，并办理登记手续；项目档案的查阅、摘抄、复印等也须经秘书长批准，并办理登记手续；文书档案经办事处秘书批准，可以提供查阅、摘抄、复印，并办理登记手续。第十七条 查阅、摘抄、复印档案须由办事处档案管理人员陪同。查阅、摘抄、复印人员应当做到：1、严格遵守保密纪律；2、不得擅自向他人传播档案内容；3、不得翻阅、摘抄、复制与查阅内容无关的材料。第十八条 查阅档案时，严禁在档案上作涂改、圈划、抽换、批注、污损和折皱。发现上述情况应追究当事人责任。第十九条 档案移交必须填写长沙市城望区教育基金会城望区第一中学办事处档案移交清册；销毁档案必须填写长沙市城望区教育基金会城望区第一中学办事处档案销毁清册。认真履行移交、销毁手续。移交、销毁档案由秘书长审批，办事处、办公室专人监交、监销。第二十条 本办法自发布之日起执行。