文书档案按卷整理

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1、 文书立卷整理方法v 一、文书立卷的定义与要求v 二、文件材料归档范围与不归档范围v 三、文书立卷步骤一、文书立卷的定义与要求 1、文书立卷的定义 文书立卷就是文书处理部门将办理完毕的、具有考查保存价值的文件材料，按照立卷的原则、要求和方法组成案卷，而围绕组卷所进行的全部工作，就叫做文书立卷工作。 定义包含三层意思 u （1）必须是办理完毕的文件材料才应立卷 u （2）必须是具有查考和保存价值的文件材料才应立卷u （3）按照文件在形成过程中的规律和联系组卷2、文书立卷的要求 遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别 不同价值，便于保管和利用。应做到以下几点： （1）应归档的文

2、件材料要收集齐全完整 （2）遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系 （3）立卷要区分文件的不同价值 （4）便于保管和利用二、文件材料归档范围与不归档范围1、归档范围 概括地讲就是本单位（包括党、政、工、团等各个部门）在工作活动中形成的具有查考价值的收发文件、电报、会议文件、内部文件、电话记录、会议记录、调查材料、统计材料、图表、簿册，本单位编印的出版物底稿和样本等，这是从总体上来讲的。 包括3个层面的文件材料 ：u（1）上级机关的文件材料 一是隶属上级机关的文件材料 二是非隶属机关的文件材料u（2）本单位的文件材料 一是红头文件 二是白头文件 u（3）同级机关的文件材料 一是同级

3、机关与本单位联系、协商工作时的重要来往文件材料。 二是有关机关对本单位工作检查或学习考察时形成的重要文件材料等。2、不归档范围u（1）上级单位的文件材料： 一是普发性不需本单位办理的文件材料； 二是任免、奖惩非本单位工作人员的文件材料； 三是供工作参考的抄件等。u（2）本单位的文件材料 一是重份文件； 二是无查考利用价值的事务性、临时性文件； 三是一般性文件的历次修改稿和校对稿； 四是无特殊保存价值的信封和不需办理的一般性人民来信、电话记录； 五是机关内部互相抄送的文件材料； 六是本单位负责人兼任外单位职务时形成的与本单位无关的文件材料； 七是有关工作参考的文件材料。u （3）同级单位的文件材

4、料 一是不需要贯彻执行的文件材料； 二是不需办理的抄送文件材料及供参考的简报、情况反映等。 三、文书立卷步骤 第一步：分年度 分年度就是将文件按其形成或 针对的年度分开 l 1、文件形成的年度和文件内容所针对的年度一致的，应放在文件形成的年度立卷。l 2、文件形成年度与文件内容所针对的年度不一致，立卷时应以文件内容所针对的年度为准 l 3、总结和计划一般不应写在一起，遇有写在一起的应视文件内容的主次来决定立卷的年度。 l 4、有些工作的过程是跨年度的，工作中形成的文件数量也不多，当年可不立卷，等这项工作结束后放在办结的年度立卷 。 5、跨年度的请示与批复、来文与复文，应将问复文一起放在批复、复

5、文时间立卷。如果请示不知什么时间能够批复的，可按请示年度立卷。第二步：分作者（责任者） 分作者就是在同一年度内，按上级、本级、同级机关形成的文件分开，一般情况下不应混淆。 第三步：划分保管期限 分保管期限，就是将同一年度同一级别的文件按永久、长期、短期三种保管期限分开。 国家档案局于2006年12月发布了新的保管期限表，将原来的永久、长期、短期三种保管期限改为永久、定期两种保管期限，在定期中又分为30年、10年两种 。 l 永久保管的文书档案主要包括8方面的文件材料： 一是本机关制定的法规政策性文件材料； 二是本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料； 三是本机关职能活动中形成的重

6、要业务文件材料； 四是本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等； 五是本机关机构演变、人事任免等文件材料； 六是本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料； 七是上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料； 八是同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。 l 定期保管的文书档案主要包括9个方面的文件材料： 一是本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料； 二是本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料； 三是本机关人事管理工作形成的一般性文件材料； 四是本机关一般性事务管理文件材料； 五是

7、本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等； 六是上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料； 七是上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料； 八是同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料； 九是下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。 第四步：分问题 分问题就是将文件按内容所反映的问题分开。 “问题”是指文件内容记述和反映的某一方面的工作问题或涉及的人物、事件、事物等。 第五步：卷内组合 卷内组合就是将经过分类的文 件，按一定形式组合起来。 l组合的基本方法