档案的保管与保护

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1、档案的保管与保护档案的保管与保护业务二科郝辉业务二科郝辉第一节第一节档案保管与保护工作的含义、任务和要求档案保管与保护工作的含义、任务和要求l一、档案管理与保护工作的含义一、档案管理与保护工作的含义l1、档案的保管含义l档案的保管是指根据档案的成分和状况所采取的存放和安全防护措施2、档案保管工作的内容、档案保管工作的内容l（1）档案的库房管理，即对库房内档案科学管理的日常工作l（2）档案流动过程中的保护，即档案在各个管理环节中的一般的安全保护l（3）保护档案的技术措施二、档案保管与保护工作的任务二、档案保管与保护工作的任务l（一）档案保管工作的任务l1、建立和维护档案的存放秩序l2、防止档案的

2、损坏l3、维护档案的完整与安全（二）档案保护工作的任务三、档案保管与保护工作的要求三、档案保管与保护工作的要求（一）档案保管工作的要求l1、账物相等l2、突出重点、兼顾一般l3、处理好档案保管工作与其他业务环节的关系，处理好“管”与“用”的关系档案保护工作的要求档案保护工作的要求l1、满足不同载体档案材料的特殊保管要求，确保其安全，延长其寿命l2、以防为主，防治结合。采取有效措施，预防档案损毁，一旦档案受损，要及时进行妥善治理。第二节档案的保管第二节档案的保管l一、档案保管工作的条件l（一）档案库房l1、要有足够的使用面积l2、屋顶、墙壁要具有隔热、防潮、防雨雪浸漏的性能。在楼层安排上应避免“

3、顶天立地”，即尽可能不用底层和最高层做库房。l3、库房门窗应密封、牢固耐火，具有防强光和防风沙的功能l4、档案库房要远离易燃、易爆场所和腐蚀性气源l5、在交通条件方面，即要方便利用，又要便于必要时档案的疏散搬迁（二）库房设备（二）库房设备l1、温湿度监控调节装置l2、库房防火防盗监控装置l3、空调调备l4、吸湿（加湿）设备l5、库房空气净化装置l（三）档案装具l1、档案箱l2、档案架l（四）档案包装材料l1、卷皮l2、卷盒l3、包装纸二、库房的管理二、库房的管理l（一）档案库房管理的任务l1、档案存放位置与排列顺序管理l2、库房温湿度的调节与卫生保洁l3、档案进出库房的控制l4、库房的安全保卫

4、（二）编号和排架（二）编号和排架l1、档案库房的编号l2、档案架（柜）的排列和编号l（1）整齐（2）空间适度l（3）避光通风（4）统一编号（三）档案实体的保管（三）档案实体的保管l1、档案排架的原则和要求l（1）便于管理。便于档案的存取，便于档案保管人员熟悉所保管的档案l（2）相对稳定。一旦档案按一定的秩序排列，就不要随便变动。这不仅是为了避免减少档案的磨损，而且对管理人员熟悉和掌握馆藏情况也是有必要的l（3）要有益于档案的保密和保护2、档案排列的方法、档案排列的方法l（1）按全宗顺序号排列，它对库房空间和全宗实体的安排比较方便。l（2）全宗分类排列法，它对全宗的系统管理和全宗的信息控制较为有

5、利。l（3）在我国，通常采用按全宗群排列的方法，即保持全宗完整的情况下，安排所有全宗存放位置的时候，尽量将同一时期同一系统相同性质的全宗放在一起，以保持全宗与全宗之间的联系。3、存放方式、存放方式l（1）竖放，其优点是存取档案比较方便l（2）平放，其优点是有利于保护档案，缺点是不便于存取4、档案存放位置索引、档案存放位置索引l（1）以全宗及其各类的档案为单位，指出它们的存放地点l（2）以库房、架柜为单位，指出它们存放了哪些档案档案存放位置索引（一）档案存放位置索引（一）全宗名称：全宗号：全宗名称：全宗号：案卷目录号案卷目录号案卷目录案卷目录名称名称目录中案卷目录中案卷起止号数起止号数楼楼层层房

6、房间间架、架、柜柜栏栏格格档案存放位置索引（二）档案存放位置索引（二）楼：屋：房间：架、柜栏 格 存放档案全宗号全宗名称案卷目录号案卷目录名称目录中案卷起止号数5、档案代理卡、档案代理卡（又称代卷卡）（又称代卷卡）全宗号案卷目录号案卷号移出时期移往保处库房管理人员签字（移出）归还日期库房管理人员签字（收回）单位名称经手人姓名6、全宗卷、全宗卷（1）全宗卷的内容）全宗卷的内容l在收集档案工作中产生的文件材料，即移交和接受全宗的文据l在档案管理工作中形成的文件材料，即立档单位和全宗的历史考证，全宗整理工作方案，立卷说明等l在档案鉴定工作中形成的文件材料，即档案鉴定材料分析报告、档案销毁清册等l在档

7、案保管、统计工作中形成的文件材料、即档案安全检查记录、档案数量与状况统计等在档案提供利用工作中形成的文件材料，即全宗指南，机关组织沿革，档案利用的重要登记等（2）全宗卷的性质和特点（3）全宗卷的管理（四）档案的安全检查（四）档案的安全检查l1、档案的定期检查，是按规定时间对档案保管情况进行检查，具体时间可根据本部门的实际情况而定。l2、档案的不定期检查一般在下列情况下进行l（1）库房发生火灾，水灾之后l（2）发现档案被盗或怀疑被盗时l（3）发生虫害、霉烂、水浸等现象时l（4）档案人员调动时l3、档案检查有普查、抽查和重要检查三种形式l4、档案检查内容l（1）档案数量是否准确、有无遗失l（2）档

8、案受损情况和数量l（3）档案进出、存取登记是否准确l（4）库房管理的各种制度的执行情况等5、检查程序、检查程序l（1）组织检查小组l（2）选定检查形式l（3）确定检查对象l（4）逐项实施检查，并作出记录l（5）写出检查报告l（6）对发现的问题妥善解决三、档案保管制度三、档案保管制度l（一）安全保密制度l（二）档案进出库房的登记制度l（三）清洁卫生制度l（四）设备管理制度l（五）库房管理人员的岗位责任制l（六）库房档案的检查制度第三节档案的保护第三节档案的保护l一、档案制成材料的耐久性l（一）档案纸张材料的耐久性l1、造纸原料（1）纤维素是葡萄糖脱水聚合而成的，其）纤维素是葡萄糖脱水聚合而成的，

9、其化学性质主要有：化学性质主要有：l不溶于水不溶于一般的有机溶剂可以和水发生水解反应，变为水解纤维素对酸或霉很敏感，在酸或霉存在的情况下，纤维素的水解加快能与氧发生氧化反应，变成易碎的氧化纤维素怕光，特别是紫外光。在无氧的情况下，光对纤维素的作用叫做光解作用，在有氧的情况下，光的作用更大，会发生光氧化反应，生成氧化纤维素。（2）半纤维素和木质素的化学性质）半纤维素和木质素的化学性质l半纤维素易溶于水l木质素具有一定的可塑性，不溶于水l木质素在常温下不溶于稀碱、稀酸，但在高温下，一定深度的酸或碱可使木质素溶解l木质素易氧化，尤其在光照下，氧化更快，氧化后变黄、发脆l2、纸张成分l3、纸张耐性（二

10、）档案字迹材料的耐久性（二）档案字迹材料的耐久性l一是字迹色素成分是否耐久不褪；二是字迹色素与纸张结合是否牢固l1、色素成分与档案字迹的耐久性l碳黑颜料染料l2、色素与纸张的结合方式l结膜方式吸收方式粘膜方式l3、字迹材料耐久性的评价l（1）最耐久的（2）比较耐久的（3）不耐久的4、几种常见的档案字迹材料、几种常见的档案字迹材料l（1）墨、墨汁（2）墨水l（3）圆珠笔（4）油墨l（5）复写纸（6）铅笔l（7）印泥和印台油l（8）底图线条材料l（9）复印图的线条（三）声像档案制成材料的耐久性（三）声像档案制成材料的耐久性l1、机械录音档案l（1）金属模版l（2）塑料唱片胶片档案的保存应注意胶片档

11、案的保存应注意l（1）严格控制库房的温湿度，防止受潮、霉变、发粘。保存挎贝片的库房温度为14-24，相对湿度4060范围内；保存母片的库房温度为13-15 ，相对湿度在35-45范围内。l（2）避免机械的碰撞与摩擦。用标准片盒装存，不同感光材料分别存放，不要用手触胶片表面。l（3）胶片档案在存放时，平片应立放，卷片应平放，不得压摞存放，并且不能让胶片承受任何外来压力，防止其在外力作用下相互粘连或发生变形。l（4）保存胶片的库房应洁净无尘。l（5）定期检查3、磁记录档案、磁记录档案l磁记录是一种信息存储技术，它是通过将声音、图像和数据变成电信号，用磁介质发生磁化后的剩磁来保存信息的。l保存磁记录