第二章职务分析与岗位设计

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1、第二章 职务分析与岗位设计第一节职务分析概述（一）职务分析的内容职务分析，指全面了解获取与工作有关的详细信息的过程，是对组织中某个特定职务的工作内容和职务规范的描述和研究过程，即制定职务的说明和职务规范的系统过程。工作分析包括两部分活动，一是对组织内各职位所要从事的工作内容和承担的工作职责进行清晰的界定；二是确定个职位所要的任职资格，如学历、专业、年龄、技能、工作经验、工作能力以及工作态度等。工作分析的结果一般体现为职位说明书。职务分析是指对工作进行整体分析，以便确定每一项工作的6w1h：用谁做（Who）、做什么（what）、何时做（When）、在哪里做（Where）、如何做（How）、为什么

2、做（Why）、为谁做（Whom）。（二）职务分析的成果职务分析的最终成果是形成两个文件：职务分析的最终成果是形成两个文件：职务描述和职务资格要求职务描述和职务资格要求职务描述的主要内容职务描述的主要内容1.基本信息：职务名称、职务编号、所属部门、职务等级、指定日期等。2.工作活动和工作程序：工作摘要，工作范围、职责范围、工作设备及工具、工作流程、人际交往、管理状态等。3.工作环境：工作场地、工作环境的危险、职业病、工作时间、工作环境的舒适程度等。4.任职资格：年龄要求、学历要求、工作经验要求、性别要求等任职资格要求的具体内容1.基本素质：最低学历、专长领域、工作经验、接受的培训教育、特殊才能。

3、2.生理素质：体能要求、健康状况、感觉器官的灵敏性等。3.综合素质：语言表达能力、合作能力、进取心、职业道德素质、人际交往能力、性格、兴趣等。职务分析的意义1.招聘2.选择3.绩效考评4.薪酬管理5.管理关系6.员工发展职务分析的时机1.新成立的企业2.职位变动3.没有进行过职务分析的企业职务分析的主要方法1.观察法2.问卷调查法3.面谈法一、观察法一、观察法 观察法是指职务分析人员通过对员工正常工作的状态进行观察，获取工作信息，并通过对信息进行比较、分析、汇总等方式，得出职务分析成果的方法。观察法适用于对体力工作者和事务性工作者，如搬运员、操作员、文秘等职位。 由于不同的观察对象的工作周期和

4、工作突发性所有不同。所以观察法具体可分为直接观察法、阶段观察法和工作表演法。 1直接观察法职务分析人员直接对员工工作的全过程进行观察。直接观察适用于工作周期很短的职务。如保洁员，他的工作基本上是以一天为一个周期，职务分析人员可以一整天跟随着保洁员进行直接工作观察。2阶段观察法有些员工的工作具有较长的周期性，为了能完整地观察到员工的所有工作，必须分阶段进行观察。比如行政文员，他需要在每年年终时筹备企业总结表彰大会。职务分析人员就必须在年终时再对该职务进行观察。有时由于间阶段跨度太长，职务分析工作无法拖延很长时间，这时采用“工作表演法”更为合适。3工作表演法对于工作周期很长和突发性事件较多的工作比

5、较适合。如保安工作，除了有正常的工作程序以外，还有很多突发事件需要处理，如盘问可疑人员等，职务分析人员可以让保安人员表演盘问的过程，来进行该项工作的观察。在使用观察法时，职务分析人员应事先准备好观察表格，以便随时进行记录。条件好的企业，可以使用摄象机等设备，将员工的工作内容记录下来，以便进行分析。另外要注意的是，有些观察的工作行为要有代表性，并且尽量不要引起被观察者的注意，更不能干扰被观察者的工作。二、问卷调查法 职务分析人员首先要拟订一套切实可行、内容丰富的问卷，然后由员工进行填写。问卷法适用于脑力工作者、管理工作者或工作不确定因素很大的员工，比如软件设计人员、行政经理等。问卷法比观察法更便

6、于统计和分析。要注意的是，调查问卷的设计直接关系着问卷调查的成败，所以问卷一定要设计得完整、科学、合理。三、面谈法 也称采访法，它是通过职务分析人员与员工面对面的谈话来收集职务信息资料的方法。在面谈之前，职务分析人员应该准备好面谈问题提纲，一般在面谈时能够按照预定的计划进行。面谈法对职务分析人员的语言表达能力和逻辑思维能力有较高的要求。职务分析人员要能够控制住谈话的局面，既要防止谈话跑题，又要使谈话对象能够无所顾及的侃侃而谈。职务分析人员要及时准确的做好谈话记录，并且避免使谈话对象对记录产生顾及。面谈法适合于脑力职务者，如开发人员、设计人员、高层管理人员等。四、其他方法1参与法也称职务实践法。

7、顾名思义，就是职务分析人员直接参与到员工的工作中去，扮演员工的工作角色，体会其中的工作信息。参与法适用于专业性不是很强的职务。参与法与观察法、问卷法相比较，获得的信息更加准确。要注意的是，职务分析人员需要真正地参与到工作中去，去体会工作，而不是仅仅模仿一些工作行为。2典型事件法如果员工太多，或者职位工作内容过于繁杂，应该挑具有代表性的员工和典型的时间进行观察，从而提高职务分析的效率。3工作日志法是由员工本人自行进行的一种职务分析方法。事先应该由职务分析人员设计好详细的工作日志单，让员工按照要求及时地填写职务内容，从而收集工作信息。需注意的是，工作日志应该随时填写，比如以10分钟、15分钟为一个

8、周期，而不应该在下班前一次性填写，这样是为了保证填写内容的真实性和有效性。工作日志法最大的问题可能是工作日志内容的真实性问题。（1）本人记录）本人记录 【案例案例】 某单位财务部有某单位财务部有5个人，一个经理，两个会计，两个出纳。个人，一个经理，两个会计，两个出纳。两个出纳中，一个是银行出纳，一个是现金出纳，他们两个的两个出纳中，一个是银行出纳，一个是现金出纳，他们两个的工作有时交叉。工作有时交叉。60多个人的公司有多个人的公司有5个财务人员，觉得有点多。个财务人员，觉得有点多。但是没有根据，不知减掉谁才对。公司就用工作日写实的办法，但是没有根据，不知减掉谁才对。公司就用工作日写实的办法，进

9、行调查。记录他们每天都在做什么，看工作是不是饱满，或进行调查。记录他们每天都在做什么，看工作是不是饱满，或者说工作有没有重叠等。财务部的五个人每人拿一个本子，把者说工作有没有重叠等。财务部的五个人每人拿一个本子，把他每一天的工作全都记下来。比如几点到几点做什么，这样记他每一天的工作全都记下来。比如几点到几点做什么，这样记了两周。了两周。 通过记录发现，出纳的工作确实很紧张，有一个出纳因为通过记录发现，出纳的工作确实很紧张，有一个出纳因为提款一天去了四次银行。问他为什么一天去四次呢？能不能去提款一天去了四次银行。问他为什么一天去四次呢？能不能去一次就把款提了。他说不行，因为公司规定一次提款现金量

10、不一次就把款提了。他说不行，因为公司规定一次提款现金量不能超过一万，另外公司需要的现金量大，经常是这样。因为公能超过一万，另外公司需要的现金量大，经常是这样。因为公司工作计划性差，造成出纳很忙。找出问题后，如果能够改进，司工作计划性差，造成出纳很忙。找出问题后，如果能够改进，出纳就可以从两个人减为一个人。出纳就可以从两个人减为一个人。（2）跟踪记录）跟踪记录 北京的一个网络服务公司人力资源部专门对售北京的一个网络服务公司人力资源部专门对售后服务工程师（或者叫技术支持工程师）一天的后服务工程师（或者叫技术支持工程师）一天的工作进行了跟踪记录调查。这个公司技术工程师工作进行了跟踪记录调查。这个公司

11、技术工程师每天就是用电话回答客户提出的问题。调查结果每天就是用电话回答客户提出的问题。调查结果是在一天时间里售后服务工程师一共接了是在一天时间里售后服务工程师一共接了70个电个电话，其中最长的电话话，其中最长的电话13分钟，最短的电话两分钟。分钟，最短的电话两分钟。分析结果是八个小时中大概六个半小时都在接电分析结果是八个小时中大概六个半小时都在接电话，加上中间去吃饭的时间还有上厕所的时间，话，加上中间去吃饭的时间还有上厕所的时间，应该说任务很饱满。应该说任务很饱满。 4材料分析法如果职务分析人员手头由大量的职务分析资料，比如类似的企业已经做过相应的职务分析，比较适合采用本办法。这种办法最适合于