合同管理制度2011906

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1、南南京京科科远远 自自动动化化集集团团股股份份有有限限公公司司合同管理制度合同管理制度文件编号： KYXMC02-01编 制： 王 澄审 核： 王志军批 准： 曹瑞峰受控状态： 受受 控控20112011 年年 0404 月月 2222 日发布日发布 20112011 年年 0505 月月 2525 日实施日实施各版本建立及修订记录各版本建立及修订记录版本号版本号修订履历修订履历修改人修改人/ /日期日期审核人审核人/ /日期日期批准人批准人/ /日期日期A00初次建立，提交评审胡守健2009-1-30胡守健2009-1-30刘建耀2009-2-1A00B001、公司组织结构调整相应部门名称调

2、整；2、贸易类合同由销售管理部负责合同执行；胡守健2009-4-27胡守健2009-5-7刘建耀2009-5-15B00C00公司组织结构调整相应部门、岗位名称调整；王澄2011-4-22王志军2011-4-22曹瑞峰2011-5-25C00C01组织机构调整，根据新的组织机构对相关内容进行修订。代磊2011-07-06C01C02根据组织机构调整，对项目管理部和制造部的职能进行了调整。代磊2011-09-06合同管理制度合同管理制度目目 录录1 1 目的和范围目的和范围 .4 42 2 引用文件引用文件 .4 43 3 职责职责 .4 44 4 术语术语 .5 55 5 工作程序工作程序 .

3、5 55.1 合同签订管理.55.2 合同执行管理.55.2.1 合同编号管理.55.2.2 合同信息登记.65.2.3 合同执行中的过程管理.95.2.4 合同定额、计划和质量管理.115.2.5 合同物资设备管理.125.3 合同收款管理.125.3.1 合同收款管理原则.125.3.2 收款责任的划分.125.3.3 收款计划.135.3.4 收款计划检查.135.3.5 预付款催收.135.3.6 进度款催收.135.3.7 交货前付款催收.135.3.8 到货款催收.135.3.9 调试款的催收.135.3.10 质保金的催收.146 6 模板模板 .1414 1 1 目的和范围目的

4、和范围目的：为规范合同管理，使签署的合同得到顺利执行，明确操作流程，防范与控制合同风险，提高管理效率，特制订本制度。范围：适用于集团公司及下属子公司所有的外部销售合同，本文件所提合同指集团公司及下属子公司的外部销售合同。2 2 引用文件引用文件产品生产控制程序XXXXX 绩效考核方案销售作业指导书3 3 职责职责角色角色职责职责产品总监各产品总监负责本方向项目的合同评审，充分结合公司产能和效率，确保项目正现金流的要求，保证项目可执行度及用户满意度；评审内容包括合同执行方案、技术条款要求、合同交货期、项目回款条款等方面（不限于此）。营销中心负责协助总监进行合同评审，同时对已签定合同进行编号、签订

5、、变更和合同解除等工作，合同签订后的登记、原件扫描、归档工作，在合同执行过程中负责合同收款管理工作，督促销售区域及时回收货款，督促项目管理部、技术质量部及时处理影响合同收款的各种问题，编制收款月度分析报表，及时向公司领导通报合同收款情况，参与合同纠纷处理；项目管理部1)负责制定、修订合同管理制度，组织合同实施的管理工作，负责合同实施的定额管理、绩效考核和加工、材料成本管理；2)负责合同实施的分配工作，更新合同信息；3)检查合同执行情况，督促和协调合同实施部门处理合同实施中的问题；4)负责合同实施的质量管理，负责出厂审查工作，包括产品质量情况、出厂资料归档情况、合同付款情况；5)负责合同实施的物

6、资管理，协助合同实施部门发货；6)按期统计、汇总合同实施情况，编制合同月度实施报表，及时向公司领导汇报；7)协调合同实施部门资源，协助营销中心的收款工作；开发管理部1)负责软件类合同实施的定额管理，加工、材料成本管理；2)检查软件类合同执行情况，督促和协调合同实施部门处理合同实施中的问题；3)负责软件类合同实施的质量管理，负责出厂审查工作，包括产品质量情况、出厂资料归档情况、合同付款情况，ERP 更新合同信息；4)按期统计、汇总软件类合同实施情况，编制合同月度实施报表，及时向公司领导汇报；各个项目部门负责合同执行的具体实施、产品质量的控制、用户满意度的调查及维护、项目收款工作执行（至少完成项目

7、技术部门在付款流程中签字工作）。财务部加强与营销等有关部门的联系，及时通报合同执行过程中的应收款情况，负责做好与合同有关的应收款项的统计、分析、提交处理建议；4 4 术语术语无5 5 工作程序工作程序5.15.1 合同签订管理合同签订管理（1） 销售合同除即时清结状况外，一律采用书面格式，并必须采用统一合同文本；（2） 签订销售合同必须经过合同评审程序，根据合同具体情况，由公司相关领导同意；（3） 签约人在签订销售合同之前，必须认真深度了解客户的情况，包括资金、投资方、企业规模等；（4） 销售合同专用章由营销中心行政秘书负责管理，凡是外出签定合同需带合同专用章时承办人员需办理批准手续，填写合同

8、专用章借章申请表，营销中心总经理助理、副总经理、总经理批准；（5） 销售合同盖章生效后，营销人员回公司的当天，必须将合同原件和合同的电子文档交营销中心行政秘书，营销中心行政秘书在 1 个工作日内负责完成合同信息登记和原件扫描、归档工作；（6） 销售合同注意事项、客户的主体不应随意变更；、合同的供货范围、设备清单、技术资料必须明确；、开箱验收时间：一般在货到需方一个月之内不开箱，应视同开箱验收合格；d、违约罚款的比例一般不超过合同总额的 10%。e、应力争合同争议在起诉方所在地；（7） 1.7 详见销售作业指导书5.25.2 合同执行管理合同执行管理5.2.15.2.1 合同编号管理合同编号管理

9、5.2.1.1营销中心负责外部销售合同在建立销售机会时，编制内部合同编号；5.2.1.2内部合同编号唯一，且编制后不可修改；5.2.1.3 合同编号原则: 产品大类 L1L9用户/合同内容简述序号(0001 开始不重复)年份合同类型：A、B、C、D（1）产品大类划分：L1:控制L2:辅控L3:仪表成套L4:管控软件L5:其它L6:科技资质L7:DEHL8:代理产品L9:自产仪表（2）合同类型划分：A 类：项目类合同（控制系统、辅控、DEH、仪表成套、管控软件）B 类：贸易类合同（少量人力生产成本的合同：外购设备、备品、热网等）C 类：自产仪表、代理仪表类D 类：技术开发及其它类合同5.2.1.

10、4合同需要拆分成子合同执行时，由项目管理部合同管理员负责拆分合同编号，参照原主合同的内部合同号，可以在拆分后的项目的合同编号后标注（01），依次类推；如：主合同A07108-山东大海-L1，拆分合同 A07108(01)-山东大海-L1；A07108(02)-山东大海-L15.2.1.5 内部转账合同编号原则（主要针对下达给生产部的产成品及仪表生产计划） 交货月的第几份合同 交货月日 制定合同年月日 D：控制系统及仪表产品如：D0710181110001，表示签订时间 07 年 10 月 18 号，合同交货时间 11 月 10 号，11 月的第一个合同。生产部在生产过程中的流水票上全部使用此合

11、同号。5.2.25.2.2 合同信息登记合同信息登记5.2.2.1 合同签定后，销售管理部负责将销售管理软件中将项目销售状态转为“成功销售机会”后，随即将项目转入到“项目管理”中“未开始”状态，销售管理部将合同信息传递到项目管理部；5.2.2.2 合同特性说明（1）产品类别：在科技部门立项的科技开发项目，产品类别为“科技资质”；仅在公司内部立项的技术开发项目，产品类别为“技术开发”；其他按照产品类别在销售管理软件中选填；（2）产品大类：按照产品大类在销售管理软件中选填；（3）合同类型外：与外单位签订的合同；内：其他（4）合同属性转账合同：转账合同：不需要进行合同执行，所以转账合同不能领料，但也