档案基础管理作业指导书

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1、 目 的1 为了进一步提高南方电网公司系统各单位档案管理水平，根据国家档案工作的规定和有关要求，结合南方电网公司档案管理的实践，明确档案基础管理工作的有关要求及做法指导公司系统各单位的档案工作。 适 用 范 围2 本作业指导书适用于南方电网公司系统各单位的档案管理工作。 引 用 标 准3 中华人民共和国档案法(1987年9月5日第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过，根据1996年7月5日第八届全国人民代表大会常务委员会第二十次会议关于修改的决定修正) 中华人民共和国档案实施办法(1990年10月24日国务院批准，1990年11月19日国家档案局第1号令发布；1999年5月5日国务

2、院批准修订，1999年6月7日国家档案局第5号令重新发布) 引 用 标 准3 中华人民共和国保守国家秘密法 企业档案工作规范(DAT422009) 企业档案管理规定(档发20025号) 国有企业文件材料归档办法(档发20044号) 会计档案管理办法(财会字199832号) 科学技术研究档案管理暂行规定(国档发19876号) 科学技术档案案卷构成的一般要求(GB/T118222008) 归档文件整理规则(DA/T222000) 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范(DAT282002) 电子文件归档与管理规范(GBT188942002) 南方电网公司档案分类方案 南方电网公司档案管理信息分

3、类和编码(QCSG11801.122008) 中国南方电网公司档案评估办法(南方电网办200831号) 基 本 术 语4 4.1企业档案：是指企业在各项管理工作、生产、科研及经营等活动中直接形成的,具有保存价值的各种文字材料、图表、声像等不同形式的历史记录。 4.2文书类档案：指企业在各项生产、经营、管理活动中直接形成的有保存价值的各种形式的历史记录,包括文书档案、合同档案、审计档案、传媒类档案的纸质载体。 4.3科技类档案：企业在生产、科研、基建等活动中形成的具有保存价值的各种形式及载体的历史记录，包括生产运行档案、电网建设项目档案、电源建设项目档案、科研档案、信息化项目档案、招投标档案等。

4、 基 本 术 语4 4.4会计档案：指会计凭证、会计账簿和会计报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。 4.5特殊载体类档案：以特殊载体或电子形式存在的企业档案，包括传媒、电子、照片、影片、录音、录像、光盘、磁盘等档案 4.6实物档案：企业在工作活动中形成的具有保存价值的荣誉、纪念品、印信类等实物形式存在的档案。 基 本 术 语4 4.7用电客户档案：是指供电企业与用电客户之间在供用电业务活动中直接形成的，具有保存价值的原始文字、图纸、图表等记录，包括业务扩充、变更用电、电能计量管理、用电检查、客户信息服务等相关资料。按照南方电网公司用电客户档案管理的有关制度执行。

5、4.8档案管理：档案的产生、收集、整理、保管、鉴定、利用等活动。 4.9归档：将办理完毕且具有保存价值的文件材料，经系统整理并移交档案人员保存的过程。 档案管理机构设置和职能5 5.1 5.1 档案管理体系档案管理体系 5.1.1 各单位应建立由单位领导、各部门(科室)负责人及专兼职档案员组成的档案管理网络体系。 5.2 5.2 办公室办公室 5.2.1负责对各种门类和载体档案进行集中统一管理，负责贯彻执行有关档案法律法规和上级有关政策、标准、规定，定期对项目管理人员及档案管理网络人员进行档案业务培训。 5.2.2 负责督促和协助各部门(科室)做好文件材料的收集、整理和归档工作对档案的标准规范

6、性负责。 档案管理机构设置和职能5 5.2 5.2 办公室办公室 5.2.3负责对接收的档案进行加工整理、编目、保管、统计、鉴定、编研和提供利用，确保档案的完整与安全。 5.3 5.3 计划发展部门计划发展部门 5.3.1负责对本部门日常工作中形成的具有保存价值的文件材料进行收集、保管、整理和归档。 5.3.2对项目档案前期文件的齐全完整准确性负责；收集归档项目前期文件，并向工程建设部移交。 档案管理机构设置和职能5 5.4 5.4 工程建设部门工程建设部门 5.4.1负责对本部门日常工作中形成的具有保存价值的文件材料进行收集、保管、整理和归档。 5.4.2对项目档案建设过程文件的齐全完整准确

7、性负责；协调和督促各参建单位严格执行本作业指导书；负责招投标合同中关于项目档案管理条款的落实(明确设备开箱资料及竣工图的编制责任单位)收集积累项目前期、建设管理过程文件；负责组织对项目档案的专项验收，并向办公室移交全套经验收合格的项目档案。 档案管理机构设置和职能5 5.5 5.5 生产技术部门生产技术部门 5.5.1负责对本部门日常工作中形成的具有保存价值的文件材料进行收集、保管、整理和归档。 5.5.2对技改大修项目档案的齐全完整准确性负责。负责收集积累技改大修项目档案，协调和督促各参建单位严格执行本作业指导书，组织对技改大修项目档案的验收，并向办公室移交全套经验收合格的技改大修项目档案。

8、 档案管理机构设置和职能5 5.65.6农电工作部门农电工作部门 5.6.1负责对本部门日常工作中形成的具有保存价值的文件材料进行收集、保管、整理和归档。 5.6.2对农电项目档案的齐全完整准确性负责。负责收集积累农电项目档案，协调和督促各参建单位严格执行本作业指导书，组织对农电项目档案的验收，并向办公室移交全套经验收合格的农电项目档案。 5.75.7其他部门其他部门( (科室科室) ) 5.7.1负责对本部门日常工作中形成的具有保存价值的文件材料进行收集、保管、整理和归档。 档案管理机构设置和职能5 5.85.8专职档案人员的职责专职档案人员的职责 5.8.1认真贯彻执行党和国家有关档案工作

9、的各项方针、政策、标准。 5.8.2负责做好各类档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、开发、利用等工作。 5.8.3负责监督、指导和协助兼职档案员做好文件材料的收集、整理、移交、归档工作。 5.8.4认真学习信息化知识，提高档案管理信息化水平。 5.8.5严格执行保密制度，保守党和国家、企业秘密。 档案管理机构设置和职能5 5.95.9兼职档案员的职责兼职档案员的职责 5.9.1负责本部门日常工作中形成的文件材料的收集、积累、整理并按时移交档案部门。 5.9.2负责本部门所管工程项目全套文件材料的收集、汇总、移交、归档。 档案设施设备配备6 6.1档案室应具备库房、阅览室、办公室，库房和阅览室、

10、办公室实行三分开(没条件的可实行库房、阅览室、办公室两分开)。 6.2库房装具符合国家规定，配备必要的档案保护设施设备，如温湿度计、除湿机、防磁柜、吸尘器、灭火器等。 6.3档案室应配备必要的档案现代化管理设备如计算机、打印机、复印机、扫描仪等。 6.4库房面积应满足企业发展需要，并留有十年以上的余地。 档案管理要求7 7.1 “三纳入”、“四参加”、“三同步”、“四同时”制度是保证档案完整、准确、系统的有效控制措施。 7.2 “三纳入”指的是将档案工作纳入到企业计划，纳入到领导议事日程，纳入到企业职工的经济责任制、岗位责任制中。企业文件材料的形成、积累、整理和归档工作要列人生产、科研、基建和

11、经营等各项活动的工作计划，列入企业领导议事日程并列人生产、技术和经营等各项管理程序，列入企业有关部门的职责范围和有关人员的岗位责任制。 档案管理要求7 7.3 “四参加”指的是，档案部门或档案人员参加产品定型会、科研课题鉴定会、设备开箱验收会、基建工程竣工验收会。参加会议要履行文件检查职责，检查其文件材料的归档率、完整率、准确率，文件材料不完整、不准确、不系统，不予鉴定验收。一般单位的档案部门或档案人员，可作为会议资料组的一员参与会议的组织工作，负责指导文件材料的收集、整理和归档工作，以保证归档材料的完整性、准确性与系统性。 档案管理要求7 7.4 “三同步”是指项目档案管理与项目建设同步开始